Kann Man Gehaltsabrechnungen Wegwerfen?

Ja, Sie können Gehaltsabrechnungen wegwerfen, aber nicht ohne vorher einige wichtige Punkte zu beachten. Gehaltsabrechnungen sind essenzielle Dokumente, die Ihre Einkünfte belegen und im Zweifelsfall als Nachweis dienen können. Stiftung Warentest empfiehlt, diese Dokumente mindestens für das laufende Kalenderjahr aufzubewahren. Hier sind die wichtigsten Aspekte auf einen Blick:

• Aufbewahrungsfrist: Ein Jahr reicht meist aus, um mögliche Fehler oder Unklarheiten zu klären.
• Kopien sind ausreichend: Originale sind nicht erforderlich. Eine digitale oder physische Kopie genügt.
• Zweitausfertigungen möglich: Bei Verlust können Sie Zweitausfertigungen bei Ihrer Personalabteilung anfordern, jedoch sind Arbeitgeber nur begrenzt zur Aufbewahrung verpflichtet.
• Regelmäßige Prüfung: Überprüfen Sie Ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen auf Fehler, um spätere Komplikationen zu vermeiden.

Indem Sie diese Hinweise beachten, können Sie Ihre Gehaltsabrechnungen entspannt wegwerfen und trotzdem gut vorbereitet sein.

Kann man Gehaltsabrechnungen wegwerfen?

Ja, Gehaltsabrechnungen können unter bestimmten Bedingungen weggeworfen werden.

Aufbewahrungsfrist und gesetzliche Regelungen

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Gehaltsabrechnungen beträgt in Deutschland sechs Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.

Das bedeutet, dass Sie Gehaltsabrechnungen aus dem Jahr 2016 ab dem Jahr 2023 entsorgen können. Für Gehaltsabrechnungen aus dem Jahr 2022 endet die Aufbewahrungsfrist Ende 2028.

Wichtige Gründe für die Aufbewahrung

• Nachweis des Einkommens: Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente, um Ihr Einkommen nachzuweisen. Sie sind bei Mietverträgen, Kreditanträgen und Steuererklärungen unverzichtbar.
• Fehlerprüfung: Es ist ratsam, Ihre Gehaltsabrechnungen regelmäßig zu prüfen, um Fehler zu vermeiden. Diese können später schwer zu korrigieren sein, wenn die Originalunterlagen fehlen.
• Ersatz bei Verlust: Falls Sie eine Gehaltsabrechnung verlieren, können Sie zwar beim Arbeitgeber eine Ersatzkopie anfragen, jedoch besteht keine gesetzliche Pflicht für den Arbeitgeber, diese erneut auszustellen.

Empfehlungen

Stiftung Warentest empfiehlt, Gehaltsabrechnungen mindestens für das laufende Kalenderjahr aufzubewahren. Eine Kopie der Gehaltsabrechnungen genügt, das Original ist nicht zwingend erforderlich. Kontoauszüge, die ebenfalls wichtige Zahlungsnachweise darstellen, sollten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.

Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

In Deutschland ist es ratsam, Gehaltsabrechnungen nicht sofort zu entsorgen, da sie als wichtige Nachweise für Einkünfte dienen. Laut Stiftung Warentest ist es jedoch nicht zwingend erforderlich, die Originale aufzubewahren; eine Kopie reicht aus. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist beträgt das laufende Kalenderjahr, da die elektronische Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende die monatlichen Abrechnungen ersetzt. Dennoch gibt es einige Gründe, warum eine längere Aufbewahrung sinnvoll sein kann:

• Nachweis für Arbeitsverhältnisse und Betriebsrentenzahlungen: Diese Dokumente können als Belege für Ihre Beschäftigung und mögliche zukünftige Rentenansprüche dienen.
• Fehlerprüfung: Es ist ratsam, die monatlichen Gehaltsabrechnungen stets zu überprüfen, um eventuelle Fehler rechtzeitig zu erkennen und korrigieren zu lassen.

Warum muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Gehaltsabrechnungen sind wichtige Dokumente, die aus verschiedenen Gründen aufbewahrt werden sollten:

• Einkommensnachweis: Gehaltsabrechnungen dienen als Beleg für Ihre Einkünfte. Dies ist besonders relevant bei Steuererklärungen oder wenn Sie Kredite oder andere finanzielle Unterstützungen beantragen.
• Fehlererkennung: Monatliche Überprüfungen Ihrer Gehaltsabrechnungen können helfen, mögliche Fehler in der Lohnabrechnung rechtzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
• Nachweis von Arbeitsverhältnissen: Diese Dokumente können als Beweis für Ihre Beschäftigungsgeschichte dienen. Dies ist nützlich, wenn Sie sich um eine neue Stelle bewerben oder Rentenansprüche geltend machen.
• Rechtsansprüche und Betriebsrenten: Gehaltsabrechnungen sind auch wichtig für den Nachweis von Ansprüchen auf Betriebsrenten und andere arbeitsbezogene Leistungen.
• Aufbewahrungsfrist: Laut Stiftung Warentest sollten Gehaltsabrechnungen für das laufende Kalenderjahr aufbewahrt werden. Danach ersetzt die elektronische Lohnsteuerbescheinigung die monatlichen Abrechnungen.
• Digitalisierung: Es ist möglich, die Dokumente zu digitalisieren. Eine Kopie der Gehaltsabrechnungen reicht aus, die Originale müssen nicht unbedingt aufbewahrt werden.

Falls Gehaltsabrechnungen verloren gehen, kann eine Zweitausfertigung bei der Personalabteilung angefordert werden. Beachten Sie jedoch, dass Arbeitgeber nur für eine bestimmte Zeit verpflichtet sind, die Lohnzettel ihrer Mitarbeiter aufzubewahren.

Gehaltsabrechnung aufbewahren — Unternehmen

Unternehmen sind in der Pflicht, die Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiter sorgfältig und über einen bestimmen Zeitraum hinweg aufzubewahren. Diese Frist ist nicht bloß eine Empfehlung, sondern eine rechtliche Anforderung.

Gemäß den gesetzlichen Vorgaben müssen Gehaltsabrechnungen und andere lohnbezogene Unterlagen für einen Zeitraum von mindestens sechs Jahren nach dem Ende des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, archiviert werden.

Hier ein kurzer Überblick:

Die Aufbewahrung dieser Dokumente sichert nicht nur die Einhaltung rechtlicher Anforderungen, sondern ermöglicht es auch, historische Daten für interne Analysen oder in Streitfällen heranzuziehen.

Für Unternehmen ist es zudem ratsam, einen Blick auf die Vorteile der digitalen Archivierung zu werfen. Digital aufbewahrte Gehaltsabrechnungen sind nicht nur einfacher zu verwalten und effizienter zugänglich, sondern schonen auch Ressourcen.

Was steht auf der Gehaltsabrechnung?

Eine Menge wichtiger Informationen, die sowohl für den Arbeitnehmer als auch den Arbeitgeber von Bedeutung sind. Hier sind die wesentlichen Bestandteile:

Weitere Details:

• Unterschied zwischen Lohn und Gehalt: Während das Gehalt ein fester Betrag ist, basiert der Lohn auf den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
• Abrechnungszeitraum: Wird monatlich erstellt und umfasst alle relevanten Daten für diesen Zeitraum.
• Steuer- und Sozialversicherungsabgaben: Diese werden detailliert aufgeschlüsselt, um Transparenz zu gewährleisten.
• Besondere Einträge: Dazu gehören steuerfreie Zuschläge, vermögenswirksame Leistungen oder sonstige Sonderzahlungen.

Lohnabrechnung aufbewahren — digital oder analog?

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile, doch in der heutigen digitalen Welt neigen viele dazu, digitale Lösungen zu bevorzugen.

Vorteile der digitalen Aufbewahrung:

• Platzsparend: Digitale Dokumente nehmen keinen physischen Raum ein.
• Einfacher Zugriff: Lohnabrechnungen können jederzeit und von überall abgerufen werden.
• Sicherheit: Mit Verschlüsselung und sicheren Cloud-Diensten sind Daten gut geschützt.
• Umweltschonend: Keine Papierberge, was die Umwelt schont.
• Effizienz: Schnelles Suchen und Versenden von Dokumenten per E-Mail.

Nachteile der digitalen Aufbewahrung:

• Technische Abhängigkeit: Man ist auf funktionierende Geräte und Internetverbindung angewiesen.
• Datenschutz: Es besteht immer ein Risiko für Datenlecks oder Hackerangriffe.

Vorteile der analogen Aufbewahrung:

• Unabhängigkeit von Technik: Papierdokumente benötigen keine elektronischen Geräte.
• Physische Kontrolle: Dokumente sind greifbar und können ohne technische Mittel eingesehen werden.

Nachteile der analogen Aufbewahrung:

• Platzbedarf: Ordner und Aktenordner nehmen viel Platz in Anspruch.
• Verlustgefahr: Dokumente können durch Feuer, Wasser oder einfaches Verlegen verloren gehen.
• Zugriffszeit: Das Suchen nach spezifischen Dokumenten kann zeitaufwendig sein.

Schlussfolgerung

Abschließend lässt sich festhalten, dass Gehaltsabrechnungen durchaus weggeworfen werden können, jedoch mit Bedacht. Diese Dokumente spielen eine zentrale Rolle als Einkommensnachweis und bei der Fehlerprüfung. Stiftung Warentest empfiehlt, sie mindestens für das laufende Kalenderjahr aufzubewahren, da die elektronische Lohnsteuerbescheinigung am Jahresende die monatlichen Abrechnungen ersetzt.

Für den Fall von Unklarheiten oder Fehlern ist es ratsam, Gehaltsabrechnungen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls Kopien anzufertigen. Die Originale sind nicht zwingend erforderlich; digitale oder physische Kopien reichen aus. Sollte eine Gehaltsabrechnung verloren gehen, besteht die Möglichkeit, beim Arbeitgeber eine Ersatzkopie anzufordern – allerdings ohne gesetzliche Verpflichtung zur erneuten Ausstellung seitens des Arbeitgebers.

Die Aufbewahrung dieser Dokumente über die gesetzliche Frist hinaus kann in bestimmten Situationen von Vorteil sein, insbesondere wenn es um Mietverträge, Kreditanträge oder Rentenansprüche geht. Unternehmen müssen zudem gesetzliche Vorschriften beachten und Gehaltsabrechnungen sowie andere lohnbezogene Unterlagen für mindestens sechs Jahre archivieren.

Durch sorgfältige Prüfung und ordnungsgemäße Aufbewahrung können Sie sicherstellen, dass Sie im Falle eines Falles bestens vorbereitet sind.